Giao tiếp rõ ràng rất quan trọng cho dù bạn đang giao tiếp với sếp, đồng nghiệp, giáo viên hay bạn bè cá nhân. Giao tiếp không rõ ràng, mơ hồ hoặc chỉ truyền đạt một số thông tin cần thiết có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc tệ hơn. Khi giao tiếp tiếng anh cơ bản bằng văn bản, điều quan trọng là phải nhớ một số hướng dẫn giao tiếp cơ bản để đảm bảo rằng bạn cung cấp tất cả thông tin cần thiết theo cách phù hợp, do đó tránh được các vấn đề trong tương lai.
Sử dụng đúng chính tả, ngữ pháp và dấu câu tiếng Anh
Không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc kiểm tra chính tả và đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu. Làm như vậy có thể giúp bạn tránh nhiều hiểu lầm và củng cố độ tin cậy của bạn. Nhiều nguồn và bài báo có sẵn trực tuyến để giúp bạn học cách sử dụng đúng ngữ pháp tiếng Anh.
Hãy nhớ rằng trong giao tiếp bằng văn bản, người đọc không thể nghe thấy giọng nói của bạn hoặc nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của bạn.
Mặc dù bạn có thể nghĩ một nhận xét là châm biếm hoặc hài hước, nhưng người đọc của bạn có thể thấy đó là thô lỗ hoặc ác ý. Trong giao tiếp bằng lời nói, những người chúng ta nói chuyện có thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của chúng ta, và họ có thể nghe thấy giọng điệu của chúng ta. Ví dụ, một đồng nghiệp có thể nhìn thấy bạn cười và nghe thấy bạn cười khi bạn nói đùa về việc bạn chưa hoàn thành đống công việc trên bàn làm việc. Tuy nhiên, trong một email, người đó có thể hoàn toàn nghiêm túc thực hiện nhận xét tương tự. Suy nghĩ về những gì bạn đã viết (đặc biệt là trong các cuộc trò chuyện chuyên môn hoặc học thuật) và xem xét liệu người mà bạn đang trò chuyện có khả năng nhận xét sai cách hay không.
>>>> Xem thêm: Các kênh học tiếng anh online miễn phí chất lượng năm 2020
Hãy rõ ràng và ngắn gọn
Trong giao tiếp bằng văn bản, bạn muốn đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin cần thiết mà không làm người nhận choáng ngợp với nhiều thông tin không cần thiết. Tương tự như vậy, bạn muốn đảm bảo thông tin bạn gửi không mơ hồ. Một cách đơn giản để đảm bảo ý nghĩa của bạn rõ ràng là tránh lạm dụng đại từ.
Một cách khác để đảm bảo rằng giao tiếp của bạn rõ ràng và ngắn gọn là xóa những từ không cần thiết. Bạn cũng nên chia nhỏ các văn bản dài thành các đoạn văn để chúng dễ đọc hơn. Làm như vậy có thể cải thiện đáng kể sự rõ ràng trong công việc của bạn. Tốt nhất bạn nên đọc qua đoạn văn của mình ít nhất một lần trước khi gửi cho người khác để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ lỗi nào, ý nghĩa của bạn rõ ràng và bạn không bao gồm bất kỳ cụm từ mơ hồ hoặc dễ hiểu lầm nào.
Cân nhắc loại giao tiếp bạn đang viết và sử dụng văn phong phù hợp
Bạn sẽ viết email cho một người bạn bằng một phong cách khác với cách viết thư công việc hoặc báo cáo học tập. Thông tin liên lạc cá nhân thường có thể không chính thức.
Điển hình như trong email gửi cho bạn bè, bạn có thể sử dụng các từ biểu tượng cảm xúc. Tuy nhiên, khi viết một cái gì đó sẽ gửi cho đồng nghiệp, sếp của bạn hoặc giáo viên, bạn nên sử dụng một phong cách viết trang trọng hơn.
Bạn cũng nên xem xét đối tượng của mình và mức độ hiểu biết của họ về chủ đề bạn đang viết như là nếu bạn đang viết sổ tay cho bạn bè và những người quen thuộc với các quy trình bạn sẽ không cần phải xác định mọi thuật ngữ. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết sách hướng dẫn nhắm đến đối tượng là độc giả, bạn sẽ cần cung cấp thêm chi tiết về các điều khoản, quy trình và thiết bị được sử dụng.
Bằng cách làm theo các hướng dẫn đơn giản này, bạn có thể đảm bảo rằng cách giao tiếp tiếng anh cơ bản bằng văn bản của bạn rõ ràng và hữu ích cho khán giả của bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn luôn thành công.